Die Corona-Pandemie stellt die Wirtschaft vor enorme Herausforderungen. Seit März befinden sich 10,5 Millionen Arbeitnehmer dauerhaft im Home-Office. Immerhin 8,3 Millionen Menschen arbeiten teilweise von zu Hause aus. Für Unternehmer birgt das viele Herausforderungen. Im letzten Jahr musste sehr kurzfristig eine rudimentäre Infrastruktur geschaffen werden, damit die Arbeit im Home-Office überhaupt möglich war. Die Pandemie wird uns alle aber noch länger beschäftigen. Gleichzeitig ist die digitale Transformation in vollem Gang, sodass grenzüberschreitende Zusammenarbeit in virtuellen Teams in der Zukunft eine größere Bedeutung haben wird. Daher lohnt es sich für Unternehmen jetzt eine Infrastruktur und Prozesse aufzubauen, die die Zusammenarbeit in virtuellen Teams ermöglicht. Wir erklären, worauf es dabei zu achten gilt.
Neue Arbeitszeitregelungen finden
Das Home-Office verändert die Art und Weise der Zusammenarbeit und wirft alte Regeln und Strukturen über den Haufen. Unternehmen sollten im ersten Schritt sicherstellen, dass es ein klares Regelwerk gibt, das ebenso klar an alle kommuniziert wird. Einer der wichtigsten Regeln für die Arbeit im Home-Office sind Arbeits- und Pausenzeiten. Sie sollten sich darüber verständigen, welches Zeitmodell für Sie am sinnvollsten ist. Ein starres Modell ist für das Home-Office nicht realitätsnah. Aber ohne eine Kernarbeitszeit wird die Kommunikation langsam und ineffizient. In der Regel bieten sich daher Gleitzeitmodelle mit einer festen Kernarbeitszeit an.
Virtuelle Teams führen
Aber auch die einzelnen Führungskräfte in den Abteilungen sind gefordert.
Die Pandemie stellt auch Ihre Mitarbeiter vor eine schwierige Situation. Je nach familiärer und häuslicher Situation wird die Arbeit im Home-Office zur Mammutaufgabe. Eine Person, die zwei kleine Kinder zu Hause betreuen muss, kann nicht genauso arbeiten wie ein alleinstehendes Teammitglied ohne familiäre Verpflichtungen. Als Arbeitgeber sollten Sie in individuellen Gesprächen die Situation Ihrer Mitarbeiter abklären und gegebenenfalls individuelle Lösungen finden. Denkbar sind zum Beispiel flexiblere Arbeitszeiten für Mitarbeiter mit Kindern.
Arbeitsplätze der Mitarbeiter ausstatten
Eine große Herausforderung ist die Ausstattung der Home-Office-Arbeitsplätze. Die meisten Mitarbeiter besitzen einen eigenen Computer, allerdings sind sie nicht verpflichtet, ihre privaten Geräte für die Arbeit einzusetzen – und es ist meistens auch nicht sinnvoll.
Nutzt der Arbeitnehmer die privaten Rechner für die Arbeit, sind die Folgen nicht kalkulierbar. Der Rechner könnte mit Schadsoftware infiziert sein. Auch die Produktivität leidet, z.B. wenn Mitarbeiter zum Beispiel mit veralteter Hardware arbeiten. Sobald Daten von Dritten im Spiel sind, ist die Nutzung privater Geräte zudem datenschutzrechtlich sehr bedenklich. Sie können die Sicherheit der Daten de facto nicht garantieren.
Als Arbeitgeber sollten Sie daher die notwendige digitale Infrastruktur für das Home-Office zur Verfügung stellen. Bedenken Sie dabei, dass nicht nur ein Rechner, sondern ggf. Auch eine Kamera und ein Mikrofon für Konferenzen notwendig ist.
Sicherheit: Pragmatische Konzepte erforderlich
Selbst wenn Sie die Home-Office-Arbeitsplätze der Mitarbeiter ausstatten, bleibt die Sicherheit der Daten eine große Herausforderung. Immer noch verwenden viele Mitarbeiter dasselbe einfache Passwort für alle ihre Zugänge, benutzen dienstliche Geräte für private Zwecke oder umgehen Sicherheitsrichtlinien in der alltäglichen Arbeit. Hierzu haben wir ebenfalls einen interessanten Beitrag: Fokusthema Sicherheitsbewusstsein im Homeoffice
Dagegen helfen Richtlinien nur bedingt. Die meisten Mitarbeiter wissen, dass es keine gute Idee ist, den Bürorechner für private Zwecke einzusetzen und immer dasselbe Passwort zu nutzen. Subjektiv gibt es aber immer viele Gründe, warum dieser Fall eine Ausnahme ist.
Alleine auf Vorschriften sollten Sie sich also nicht verlassen. Ein tragfähiger Ansatz ist die Einführung einer Zwei-Faktor-Authentifizierung für die Verbindung mit dem Unternehmensnetzwerk. Ähnlich wie beim Online-Banking reichen nicht Passwort und Username, sondern zusätzlich ist ein Gerät zur Identifizierung erforderlich. Gelangt ein Angreifer nun an das Passwort eines Mitarbeiters scheitert er an dieser Hürde.
Gesundheitsschutz im Home-Office
Zur Ausstattung des Arbeitsplatzes im Home-Office gehören auch Schreibtisch und Bürostuhl, denn die wenigsten Arbeitnehmer haben zu Hause einen Stuhl, der für 8 Stunden Arbeit täglich geeignet ist. Für Sie als Arbeitgeber bedeutet das eine mindestens einmalige Investition. Diese Investition lohnt sich allerdings. Sie sind nicht nur verpflichtet, die Einhaltung der Arbeitsschutzrichtlinien im Home-Office zu gewährleisten, sondern eine vernünftige Arbeitsumgebung wirkt sich auch auf die Produktivität der Mitarbeiter aus. Wer den ganzen Tag an seinem Esszimmerstuhl arbeitet, wird Rückenprobleme bekommen – die Konzentration leidet und der Krankenstand steigt.
Virtuelle Kommunikation im Team organisieren
Während Kommunikation innerhalb des Teams ansonsten ohne zusätzliche Hilfsmittel stattfinden kann, weil alle an einem Ort sind, stellt sich im Home-Office die Frage: Wie kommunizieren wir miteinander?
Wenn das Büro als Kommunikationsort wegfällt, benötigen Sie einen klaren, einheitlichen Kommunikationskanal. Der Markt ist nicht zuletzt durch die Pandemie groß geworden. Definieren Sie im ersten Schritt einen Anforderungskatalog und wählen Sie dann eine Lösung aus, die verpflichtend von allen genutzt werden soll. Ansonsten wird die Kommunikation innerhalb des Unternehmens zerfasern und gleichzeitig stiegt der Supportaufwand.
Soziale Isolation im Home-Office aufbrechen
Für alle Mitarbeiter ist das Büro auch ein sozialer Ort. Dieser soziale Austausch mit Kolleginnen und Kollegen fällt im Home-Office zunächst weg. Meetings alleine ersetzen diesen Austausch. Langfristig führt das zu einem Gefühl der Isolation, der sich auch die Zufriedenheit und die Produktivität auswirkt. Der soziale Austausch sorgt aber nicht nur für glücklichere Mitarbeiter, sondern auch für einen besseren Informationsfluss. Vieles, was nun in E‑Mails, Telefonaten oder Videokonferenzen geklärt werden muss, kann im Büro zwischendurch besprochen werden.
Im virtuellen Team bietet sich als Ersatz zum Beispiel eine Morgenrunde an. Alle Teammitglieder treffen sich dann zum Arbeitsbeginn online und tauschen sich aus – wie Morgens bei der Ankunft im Büro. Diese Morgenrunde sollte bewusst ohne Tagesordnung und sachbezogene Themen gestaltet werden. Sie schafft Struktur für den Arbeitstag und ermöglicht Mitarbeitern, auf der Arbeit anzukommen.
Fazit: Herausforderungen bewältigen und Chancen nutzen
Die Pandemie stellt jeden Einzelnen vor große Herausforderungen. Unternehmen müssen dafür sorgen, dass die Arbeit auch im Home-Office weiter funktioniert. Sicherheit, Kommunikation und Infrastruktur sind dabei zentrale Herausforderungen. Aber es ist auch Licht am Ende des Tunnels. Gelingt es Ihnen, diese Herausforderungen zu meistern und eine Infrastruktur aufzubauen, die produktive Zusammenarbeit in virtuellen Teams möglich macht, machen Sie Ihr Unternehmen zugleich fitter für die digitale Transformation.